Opgericht: 02 maart 2015.

Artikel 1 begrips- en algemene bepalingen.
Dit huishoudelijk reglement (HHR) dient ter uitvoering van Fotografieclub Helmond Oost en is bindend voor alle leden.
Verder is dit HHR een invulling van bestuursfuncties en regels voor het gebruik van ruimten en materialen.

Artikel 2 Financiën en andere middelen.
1. De club ontvangt contributie om de clubactiviteiten te kunnen realiseren.
2. De voorzitter ontvangt van de penningmeester periodiek informatie inzake de financiële positie van de club.
3. De club streeft er naar aan het begin van het boekjaar, een reserve te hebben van minimaal 1/3 van de begrootte contributie van het komende clubjaar.
4. Het bestuur voorziet jaarlijks in een controle van de boekhouding.

Artikel 3 Contributie.
1. De hoogte van de contibutie wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur,
en is 1 tarief voor alle leden.
2. De contributie dient binnen 1 maand na start van het clubjaar betaald te zijn
( derhalve voor 1 februari ).
3. Indien binnen deze periode niet is betaald volgt een aanmaning
4. Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap op te zeggen als na de eerste aanmaning niet aan de verplichting is voldaan.
5. Een lid dat in de loop van het clubjaar als lid van de club is toegelaten, is contributie verschuldigd naar evenredigheid van het aantal, in dat jaar, nog niet verstreken maanden.
6. Een lid dat zijn/haar lidmaatschap opzegt, heeft geen recht op restitutie.

Artikel 4 Leden.
1. Een verzoek om toe te treden tot de club gebeurt via de website van de club, danwel per e-mail gericht aan de voorzitter.
2. Het lidmaatschap is pas definitief na ontvangst van het inschrijfformulier met de benodigde gegevens, (naam, volledig adres, tel.nr. en e-mailadres ) en betaling van de contributie.
3. Leden zijn verplicht wijzigingen in hun gegevens binnen 4 weken aan de ledenadministratie door te geven.
4. Het bestuur houdt een register bij waar in de gegevens van de leden zijn opgenomen. De in het register opgenomen persoonlijke informatie van een lid is niet in te zien door niet-leden zonder toestemming van dat lid.
5. Opzegging door een lid kan geschieden middels een schriftelijk verzoek aan de ledenadministratie, dan wel via e-mail aan de voorzitter.
6. Leden zijn niet bevoegd om namens de club rechtshandelingen aan te gaan.
Leden zijn niet bevoegd om namens de club evenementen te organiseren, zonder voorafgaande toestemming van het bestuur.
7. De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten ( met uitzondering van de bestuursvergadering), workshops en andere evenementenvan de club aanwezig te zijn.
8. De leden zijn verplicht indien zij zich aan melden voor een door de club georganiseerd evenement, de kosten hiervan voor aanvang te voldoen.
9. Van de leden wordt verwacht dat zij regelmatig aan activiteiten van de club deelnemen. Specifiek wordt van de leden verwacht dat ze recent eigen werk laten zien op de clubavonden, volgens een van te voren opgegeven thema.

Artikel 5 Activiteiten.
Het deelnemen aan een activiteit geschied onder geheel eigen verantwoordelijkheid,
voor zowel materiaal als transport. ( o.a. jaarlijkse expositie )
Foto’s aangeleverd om deel te nemen aan Foto van de Maand, mogen niet ouder zijn dan een jaar.

Artikel 6 ledenvergadering.
1. De leden ontvangen de agenda 4 weken voor de jaarvergadering.
2. Van de leden wordt verwacht dat zij op de jaarvergadering van de club aanwezig zijn.
3. Bij een eventuele stemming, is een schriftelijke stemming anoniem.
4. Briefjes welke niet behoorlijk zijn ingevuld, worden als ongeldig aangemerkt.

Artikel 7 Bestuur.
1. Het bestuur heeft de algemene leiding van de club.
2. Het bestuur regelt de dagelijkse gang van zaken.
3. Het aanvragen van subsidies.
4. Het bezoeken en contacten onderhouden van onze sponsers.
5. Het beoordelen van verzoeken en bijdragen voor bepaalde evenementen.
6. Het bestuur vergadert 4 maal per jaar, en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.

Artikel 8 Mededelingen aan de leden.
Belangrijke informatie voor de club wordt altijd per e-mail gecommuniceerd, overige informatie die niet direct betrekking heeft op de club kan via overige media verspreid worden
(zoals Facebook, de website, etc).
De leden worden geacht een e-mailadres te hebben ter bevordering van een snelle communicatie.
Leden dienen er zelf zorg voor te dragen dat hun e-mailadres bij het bestuur bekend is en wijzigingen hiervan.

Artikel 9 De voorzitter.
De voorzitter leidt de bestuursvergadering en alle bijeenkomsten.
De voorzitter is verantwoordelijk voor het samenstellen van de agenda voor de bestuursvergadering en de jaarvergadering in samenwerking met de secretaris.
Artikel 10 De secretaris.

1. De secretaris is verantwoordelijk voor de correspondentie van de club, en is verantwoordelijk voor het maken van de notulen van de bestuurs- en jaarvergaderingen.
2. De secretaris is verantwoordelijk voor de administratieve voorbereiding en uitvoering van de vergaderingen.
3. De secretaris verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.

Artikel 11 De penningmeester.
1. De penningmeester verzorgt de financiële administratie op zodanige wijze dat de financiële rechten en verplichtingen van de club daaruit ten alle tijden kunnen worden gekend.
2. Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af, en legt het voor aan het bestuur, na controle door de kascommissie.
3. De penningmeester is bevoegd alle in de begroting opgenomen betalingen te verrichten.
4. De penningmeester zorgt voor het bijhouden van de ledenadministratie.

Artikel 12 Overige bestuursleden.
De overige bestuursleden staan de leden van het bestuur terzijde en zijn verplicht zo nodig hun werkzaamheden over te nemen.

Artikel 13 Taken van de webbeheerder.
1. Onderhoud en het beheer van de website.
2. Het beheren en controleren van de machtigingen op de website.
3. Zo goed mogelijk zorgdragen voor het beveiligen van de website, eventueel via de hostingprovider.
4. Ervoor zorg dragen dat een of meerdere bestuurders ook de basisfunctionaliteiten van de site beheersen.
Dit zodat bij uitval van de webbeheerder de noodzakelijke handelingen via de site kunnen blijven plaats vinden.

Artikel 14 Aansprakelijkheid.
1. Aansprakelijkheid van het bestuur voor het gedrag van leden:
2. Het bestuur kan niet aansprakelijk worden gesteld voor tekortkomingen van leden ten aanzien van optreden in het openbaar en in publicaties van foto’s, en moeten de leden zich houden aan de algemene gangbare vorm van goede zeden.
3. Het bestuur kan ook niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of verlies van foto’s en materiaal van de leden.
4. Natuurlijk mag wel van het bestuur verwacht worden dat zij voor zover mogelijk hun best zullen doen om beschadigingen of verlies te voorkomen.
5. Aansprakelijkheid van leden betreffende beeldmateriaal.
6. Ieder lid garandeert dat hij/zij zelf de eigenaar is van alle rechten met betreking tot het door deze ingediende beeldmateriaal, en dat hij/zij de nodige toestemming heeft van iedereen die rechten heeft van dat beeldmateriaal, in het bijzonder van de geportretteerde.
7. Ieder lid geeft de club bovendien toestemming, en garandeerd dat de club over de toestemming van de rechthebbende beschikt om het beeldmateriaal op te slaan.
8. Ieder lid zal op verzoek de club vrijwaren voor alle claims en schade waarmee de club geconfronteerd wordt ten gevolge van opslaan en/of publicatie van het ingediende materiaal.

Het bestuur behoudt zich het recht voor ingedient beeldmateriaal te weigeren zonder opgave van redenen, het volgende mag in elk geval niet.
1. Materiaal dat inbreuk pleegt op eigendomsrechten van derden zoals, logo’s, merken, slogans, handelsnamen en dergelijke, en materiaal waarop auteursrechten rusten.
2. Beelden van volwassenen of kinderen, (sexueel getint materiaal.)
3. Materiaal dat geweld, discriminatie, wreedheid, godslastering, obsceniteiten, smaad of asociaal gedrag en degelijke, tegenover mens en dier.
4. In het algemeen materiaal dat aanstootgevend is en indruist tegen de openbare orde of goede zeden.
Aan materiaal wat aangeboden wordt aan de club kunnen geen rechten ontleend worden door de maker, maar de club mag dit niet voor commerciële doeleinden gebruiken zonder toestemming van de maker.

Artikel 15 Bijkomende reglementen.
Elk lid erkent het recht van het bestuur om bijkomende reglementen uit vaardigen.
Deze bijkomende reglementen kunnen activiteit gebonden zijn, alsook algemeen.

Artikel 16 Commissies.
1. Het bestuur kan voor bepaalde taken commissies benoemen.
2. Voor elke commissie wordt door het bestuur een taakomschrijving afgegeven en kan een reglement worden gemaakt.
3. Elke commissie wordt begeleid door een in taakomschrijving genoemd bestuurslid.

Artikel 17 Slotbepaling.
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het algemeen bestuur.
Namens het algemeen bestuur:

De Voorzitter
Hr. G.van der Schans.

Secretaris en Vicevoorzitter
Hr. T. Smits.

Secretaresse
J.Rievers

Penningmeester.
Hr. H. Peeters.

Bestuurslid.
Hr. W. Minten.

 Bestuurslid/Webmaster.
Hr. M. van der Schans

Helmond, 5 oktober 2016
G. van der Schans, Voorzitter Fotografieclub Helmond-Oost